عندما لا تستطيع إدارة الوقت، إليك الحلول الكاملة

غالباً ما يساء فهم مفهوم إدارة الوقت ويكون غير ناجح بشكل عام في تقليل الحمل الزائد والضغط. على الرغم من أن التركيز على الكفاءة أمر جيد فإن الحمل الزائد الحقيقي عديم الجدوى يؤدي إلى هزيمة الذات.

عندما لا تستطيع إدارة الوقت مساعدتك

بداية حل هذه المشكلة هو التقويم.

التقويم

ابدأ بإرشادات زمنية واضحة لاختيار أنواع الأنشطة التي لن تقوم بها، وقم بتطوير عمليات مثل تحديد يوم لا يعقد فيه المديرون اجتماعات. عليك العمل على ترويض الوقت وليس مواجهته. الإحساس المستمر بعدم وجود وقت كافٍ يسبب الكثير من التوتر. نحن بحاجة إلى تعلم إدارة الوقت لترويض وإدارة وقتنا. نهدف إلى تحويل الجلسات التي تستغرق ساعة إلى سباقات سريعة لمدة نصف ساعة أو جدولة المزيد من الأنشطة الصغيرة لتقليل الوقت الضائع. لكننا نريد استخدام إدارة الوقت كمخفف للتوتر وليس كمنتج للقلق. مع قيامنا بتحسين كفاءتنا، قد نضيف المزيد من الواجبات ونبدأ في الشعور بضغط أكبر.

هاجم الأسباب الأساسية للضغوط: الكم الهائل من العمل، والاختيارات. لكن يجب استخدام إدارة الوقت لتقليل التوتر عن طريق توفير الوقت للاعتناء بنفسك. مثلا اذهب إلى صالة الألعاب الرياضية، أو تمشى أو احصل على تدليك. فكر في إدارة الوقت من أجل الحرية وليس إدارة الوقت كسوط.

فخ إدارة الوقت

أدى التحول إلى العمل عن بُعد بعد وباء كوفيد 19 إلى إنشاء تجربة طبيعية رائعة توضح مشكلة إدارة الوقت. يوفر العمل من المنزل الوقت (التنقل وسفر العمل)، ويقول نصف الموظفين عن بُعد إنهم أكثر إنتاجية.

تؤكد لنا إدارة الوقت أنه يمكننا بسهولة استيعاب جميع مهامنا من خلال أن نكون أكثر كفاءة. ولكن، مثل حفر حفرة على الشاطئ، تتطلب إدارة الوقت الكثير من الماء لملئها. ساعة في جدولك الزمني هي بمثابة إشارة مضيئة تعلن قدرتك على تولي مشروع أو منصب آخر. لم تكن إدارة الوقت عديمة الفائدة أبدًا فهي مسائل تتعلق بالإنتاجية. لكن في مجتمع يعاني من الإرهاق، نحتاج إلى تقنيات لتقليل مسببات القلق بدلاً من استيعاب حجم المهام. للخروج من فخ الوقت تحتاج هذه الخيارات:

تقليل حجم المهمة

بمجرد موافقتك على تولي مهمة إضافية يبدأ ضغط التسليم. أي اتفاق يتم كسره أو إعادة التفاوض عليه يضيف الضغط والشعور بالذنب إلى الموقف. تعتمد الطريقة التي تمسك بها الأمور على ما إذا كانت قائمة المهام الخاصة بك تنمو من المهام المعينة أم لا.

حدد أولويات المهام بدلاً من الوقت. عندما يطلب منك أحد المشرفين إنجاز شيء ما، فإن الإجابة بعبارة “ليس لدي وقت لذلك” قد تبدو مفاجئة للغاية. بدلاً من ذلك، اسأل ما أولوية هذه المهمة مقارنة مع مهامك السابقة، الإجابة بهذه الطريقة تحقق هدفين الأول يعطي لرئيسك لمحة عما تعمل عليه والثاني أنه يتيح لك أحيانًا الخروج من الفخ. وبذلك يكون هو من حدد لك الأولوية، وليس أنت.

إعادة صياغة الحوار من خيار ثنائي إلى مناقشة تعاونية

نحن عادة نبالغ في تقدير قدراتنا، مما يؤدي إلى بذل مجهود مفرط. تظهر التقويمات الخاصة بنا بعض الوقت المتاح، لذلك نعتقد، “يمكنني بالتأكيد القيام بذلك بحلول يوم الجمعة.” ثم يأتي يوم الجمعة وعلينا إعادة التفاوض.أفضل نصيحة احصل على إجراءات الرعاية الذاتية والالتزامات العائلية في التقويم الخاص بك أولاً. إذا تمت مزامنة الآخرين مع التقويم الخاص بك، ولا تريدهم أن يروا خططك، فقم بتأطير الكلام بشكل مختلف. النقطة المهمة هي أننا عندما نحاول الخروج من عملنا المكثف والمزدحم والمرهق نعود منتعشين ونعمل بجدية أكبر وأسرع. إن تخصيص الوقت لنفسك يجعلك لا تشعر بالاستياء من نصف ساعة أو ساعة إضافية أو لفترة أطول بعد العمل. دمج التقويم الخاص بك وقائمة المهام عن طريق جدولة الوقت لكل مهمة يتيح لك الحصول على الصورة الكاملة التزاماتك (والرعاية الذاتية) تقييم قدراتك قبل القيام بالمزيد.

تحديد المبادئ

يمكن أن تؤدي مواجهة القرارات الصعبة باستمرار بمعلومات محدودة إلى الحمل المعرفي الزائد. إن الإفراط في التفكير والمجهول يتطلب طاقة تفوق قدرتنا على التأقلم. يزيد الحمل المعرفي من فرصة ارتكاب الأخطاء ويؤدي إلى الشعور بالارتباك. عليك أن تبدأ باستبدال الخيارات بالمبادئ المطلقة. على سبيل المثال، يعلمنا علم إدارة فقدان الوزن أنه “لن آكل بعد الساعة 7 مساءً”، أكثر نجاحًا من “لن أقضم بعد الساعة 7 مساءً”، العبارة الثانية تدفعك إلى التساؤل هل يمكنني الحصول على كوب من اللبن؟ ماذا عن بعض الفاكهة؟ العبارة الأولى هي المبدأ التوجيهي النهائي لعدم تناول الطعام بعد الساعة 7 مساءً. تغلق الباب، الخيارات تتلاشى والنتيجة هي أقل من الحمل الزائد.

الخيار الصحيح ليس أن تصبح أكثر كفاءة وأن تقبل المزيد من العمل والخيارات والتحويلات. بدلاً من ذلك، قم بتقليل عبء العمل الخاص بك، وحدد الخيارات بناءً على المبادئ.